En tant que professionnel de santé en Suisse romande, vous pouvez vous appuyer sur différents services de télésecrétariat :

• Permanence téléphonique
• Rédaction de rapports médicaux et comptes-rendus
• Prise en charge d’aspects administratifs de la gestion du cabinet (courriers, facturation, etc.)

Conçus pour simplifier votre quotidien, ces services sont proposés aujourd’hui par divers opérateurs. Dans ce contexte, quels sont les avantages d’opter pour un service 100% suisse ?

1) Bénéficiez des avantages de la proximité :

En vous appuyant sur un service de secrétariat à distance, vous vous déchargez de nombreuses tâches non médicales, et vous disposez de plus de temps pour vos patients.

Mais avant de faire votre choix, assurez-vous de confier votre patientèle à un partenaire qualifié, dont l’équipe est formée aux spécificités du système médical suisse.

Opter pour un service de télésecrétariat médical comme celui de MEDES, c’est l’assurance de disposer d’une équipe dédiée, formée en Suisse et expérimentée sur vos problématiques quotidiennes :

• Qualification des urgences
• Organisation des soins
• Réseau médical suisse : praticiens, établissements, etc.
• Système de remboursement

Chez MEDES, pas question de faire intervenir des opératrices situées en centre d’appels offshore. L’équipe est intégralement constituée de secrétaires médicales expérimentées, diplômées en Suisse. Elle est basée à Thônex (1226) dans le Canton de Genève.

Depuis près de 30 ans, MEDES travaille en proximité avec les médecins et professionnels de santé de Suisse romande. L’équipe assiste ainsi de nombreux cabinets parmi ceux de vos confrères, ce qui lui assure une connaissance fine du réseau local de soin.

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2) Réalisez des économies pour votre cabinet :

La mise en place d’un service de secrétariat à distance permet généralement à un cabinet médical de réaliser des économies très importantes.

Selon les prestations choisies, un service externalisé peut être deux à trois fois moins cher qu’un secrétariat internalisé classique.

Chaque cabinet ayant ses propres spécificités, il est difficile de chiffrer précisément un niveau d’économie qui soit représentatif. En la matière, MEDES peut librement chiffrer une estimation pour votre cabinet.

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3) Donnez davantage de flexibilité à votre cabinet

En termes de télésecrétariat, selon l’organisation actuelle et la taille de votre cabinet, vous pouvez généralement opter pour :

• Un service « global » : une permanence téléphonique est assurée du lundi au vendredi, de 8h à 19h, traitant 100% de vos appels entrants, ainsi que toutes vos prises de RDV téléphoniques.
• Un service « à la carte » : le secrétariat à distance et la permanence téléphonique sont activés en relais de votre propre secrétariat. Une partie de vos appels entrants est prise en charge, via un système de débordement élaboré avec vous (d’après un nombre de sonneries téléphoniques, des plages horaires, etc.).
• Un service « ponctuel » : le télésecrétariat pallie les absences de votre secrétariat interne en cas de vacances ou maladie. Il peut également être utile en dehors des horaires de présence de votre secrétaire.

Ces deux derniers type de service sont particulièrement utiles en période de surplus d’activité ou en cas d’absence au sein de votre propre secrétariat. Ceci permet d’assurer un relais pour votre cabinet : vous ne manquez aucun appel ni aucune urgence.

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4) Améliorez l’accueil de vos patients

L’accueil de vos patients est déterminant, que ce soit sur place, au téléphone ou sur le web. Ceci a une influence directe sur votre activité quotidienne, sur votre offre de soins et sur l’organisation globale de votre cabinet.

Qu’il soit « global » ou « à la carte », un secrétariat à distance 100% suisse vous permet de renforcer l’amplitude horaire de réponse de votre cabinet et améliore l’expérience de vos patients.

Cela se traduit par :

• Une réponse aux patients professionnelle et qualitative
• Moins d’attente téléphonique pour vos patients
• Aucun appel manqué
• Un meilleur accueil sur place via un secrétariat davantage disponible

5) Garantissez le respect du secret médical et la sécurité des données patients

Confier tout ou partie de votre secrétariat médical à un acteur externe va de pair avec la circulation renforcée de données confidentielles.

La garantie de la sécurité des données est aujourd’hui indispensable pour un cabinet médical.

Ce point est à prendre en compte impérativement dans votre choix d’opérateur de secrétariat à distance. Les échanges d’informations sont-ils bien sécurisés ? Où sont hébergés les serveurs stockant les données patients ?

Chez MEDES, les échanges de messages électroniques contenant des informations patients sensibles sont sécurisés via le système HIN. Tous les serveurs de l’entreprise sont hébergés en Suisse.

6) Gagnez en sérénité, notamment en cas d’imprévu

Votre secrétaire est absente ? Vous faites face à une vague d’urgences simultanées ? Votre cabinet voit son activité habituelle en forte hausse ?

Dans ces différents types de situation, disposer du renfort d’une équipe de secrétaires médicales locales et formées peut s’avérer essentiel.

C’est également une façon de déléguer certains aspects « RH » : recrutement, gestion des congés, absences etc. Vous pouvez vous concentrer pleinement sur vos patients.

Face à un imprévu, une équipe comme celle de MEDES pour la Suisse romande peut vous assister et prendre en charge votre secrétariat.

7) Profitez d’une mise en place rapide et facile

L’avantage d’un spécialiste du secrétariat à distance suisse comme MEDES réside aussi dans sa simplicité et sa rapidité de mise en place.

L’installation du service pour un cabinet médical se fait habituellement en 24 à 48h.

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