Différentes solutions existent pour prendre en charge votre secrétariat médical : le faire vous-même, avoir une secrétaire sur place, utiliser une plateforme en ligne ou encore faire appel au télésecrétariat médical. Pour vous guider, voici un comparatif des solutions et tarifs.
« Combien me coûte vraiment la prise de rendez-vous par mon secrétariat médical actuel ? »,
« Mon secrétariat est débordé, j’hésite à embaucher une personne en plus ou à en externaliser une partie, quel coût cela va-t-il représenter pour mon cabinet ? »
« Quels sont les tarifs d’un télésecrétariat médical et quels services cela comprend-t-il ? »
Vous êtes médecin ou professionnel de santé exerçant en libéral en Suisse Romande et il vous arrive de vous poser ce type de questions.
Quelles sont les solutions disponibles pour votre cabinet et à quel prix ? Voici un comparatif et une estimation des tarifs.
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Tarifs des solutions de télésecrétariat médical en Suisse : tableau comparatif
Voici une estimation des coûts associés aux différentes solutions possibles pour traiter vos appels entrants et gérer les prises de rendez-vous de vos patients :
* Sur une base de 94 CHF la demi-heure de consultation pour un médecin généraliste en Suisse.
** Sur l’hypothèse qu’une secrétaire médicale de cabinet libéral passe environ 1/3 de son temps à traiter les appels téléphoniques et les demandes des patients.
*** Pour une cinquantaine de RDV mensuels pris sur le site de RDV en ligne
**** D’après la facture moyenne d’un cabinet, sur base des tarifs de télésecrétariat médical MEDES
IMPORTANT : ces chiffres sont indicatifs, chaque solution comporte des avantages et inconvénients présentés ci-dessous et à prendre en compte au moment de considérer les différentes options.
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Voici un comparatif de ces différentes solutions :
Solution N°1 : « Je gère moi-même mon secrétariat téléphonique et la prise de rendez-vous. »
Avec cette solution, vous êtes en contact direct avec vos patients, vous n’avez pas de frais de secrétariat.
Toutefois, vous gérez de nombreuses tâches de front, vous risquez de perdre des appels et vous êtes contraint(e) de répondre au téléphone pendant les consultations. Cela génère du stress et vous prend beaucoup de temps.
Sachant que la durée moyenne d’un appel médical entrant est de 2min30 (durée moyenne minimale des appels patients constatée par nos clients), selon le nombre d’appels reçus, ceci peut représenter aussi un important manque à gagner pour le cabinet.
Pour 300 à 350 appels de patients par mois, on estime ainsi entre 2400 et 2800 CHF le manque à gagner induit et un coût à l’appel d’environ 8 CHF.
Solution N°2 : « La prise de rendez-vous est gérée sur place, par ma secrétaire au cabinet. »
Une secrétaire in situ peut prendre en charge de multiples tâches :
- Accueil
- Prise de rendez-vous
- Gestion d’agenda
- Facturation
- Traitement du courrier
- Tâches administratives
En se basant sur l’hypothèse qu’une secrétaire médicale de cabinet libéral passe environ 1/3 de son temps à traiter les appels téléphoniques et les demandes des patients, le coût estimé par appel est de 6 CHF.
Avec cette solution, d’autres dimensions sont à prendre en compte : vous avez notamment les aspects RH à gérer (recrutement, gestion des horaires et des absences, paie, formation, etc.).
Enfin, en cas de forte affluence d’appels, il est possible que votre secrétaire ait du mal à tout traiter seule. Dans ce cas, il peut être opportun de sous-traiter une partie de vos appels.
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Solution N°3 : « Je fais appel à un site de prise de rendez-vous en ligne. »
Cette solution vous permet de proposer la prise de rendez-vous en ligne à vos patients.
Le tarif d’un télésecrétariat médical en ligne est très attractif. La plupart du temps, vous en aurez pour une centaine de CHF par mois.
Toutefois, ce mode de prise de rendez-vous ne répond que partiellement au besoin d’un praticien libéral. En effet, le volume d’appels téléphoniques reste important pour la plupart des cabinets : en moyenne en Suisse, selon notre retour d’experience, un quart des rendez-vous sont pris par internet, soit 75% par téléphone.
C’est donc une solution partielle qui est à combiner avec une ou plusieurs autres.
Sur la base d’un coût d’appel à 8 CHF et d’une cinquantaine de rendez-vous par mois pris sur internet, l’économie mensuelle réalisée en faisant appel à un site de prise de rendez-vous en ligne est donc d’environ 300 CHF par mois.
Solution N°4 : « Je fais appel à un service spécialisé en télésecrétariat médical. »
Les services de secrétariat médical à distance proposent généralement la prise en charge de nombreuses tâches du cabinet : prise de rendez-vous, gestion d’agenda, frappe de comptes-rendus médicaux, tâches administratives, etc.
Avec cette solution, vous bénéficiez d’une grande flexibilité. La plupart du temps, les services sont disponibles à partir de quelques heures par mois ou quelques semaines par an jusqu’à un temps plein. Les télésecrétaires répondent en votre nom, les patients ne font pas la différence avec un secrétariat installé dans vos locaux.
Vous vous concentrez sur vos patients, n’avez pas de gestion du personnel et la prise de rendez-vous est assurée à distance, ce qui apporte davantage de calme et de sérénité au sein de votre cabinet.
Le rapport qualité prix de ce type de service est également très attractif. Les services de télésecrétariat médical comme ceux de MEDES peuvent ainsi permettre de pratiquement diviser par deux le coût de votre secrétariat avec un niveau de qualité élevé.
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