Questions Fréquentes

MEDES est un télésecrétariat médical basé à Genève et créé en 1993 en collaboration avec la caisse des médecins, qui reste encore un de nos partenaire important. Nous réceptionnons vos appels en votre nom, traitons les demandes de vos patients et assurons un suivi de qualité ainsi que la gestion de votre agenda et la frappe de vos rapports.

Toutes nos collaboratrices sont des secrétaires médicales diplômées. Certaines ont intégré l’équipe MEDES depuis plus de 10 ans. Toutes sont formées et basées en Suisse.

Notre service s’adresse essentiellement aux médecins généralistes, spécialistes et professionnels de santé. Nous accompagnons ainsi chaque jour des centaines d’entre eux en leur offrant un télésecrétariat de proximité, 100% médical et 100% Suisse. Nos secrétaires médicales sont qualifiées pour répondre aux demandes mêmes les plus complexes.

Vous souhaitez utiliser l’agenda médical MEDES ? Grâce à notre outil, vous optimisez votre temps de travail :

• Vous pouvez le consulter à tout moment, y compris depuis votre mobile, à votre domicile ou depuis votre cabinet.
• Adapté à tous les professionnels de santé, il permet également si vous le souhaitez la prise de RDV en ligne 24h/7j via votre site internet.
• L’agenda est automatisé : il envoie des rappels de rendez-vous par SMS, ou des alertes, à vos patients afin qu’ils pensent à prendre leur prochain rendez-vous.
• Vous disposez déjà d’un logiciel médical ? Aucun problème, nous sommes intégrés à un grand nombre de logiciels métiers
• En cas d’agenda saturé, une liste d’attente peut être générée pour les patients qui ne peuvent pas prendre rendez-vous dans l’immédiat.

Notre secrétariat téléphonique médical est entièrement personnalisé. Pour vos patients, aucune différence… Nos secrétaires répondent en votre nom et selon vos instructions comme si elles étaient dans votre cabinet. Chacune de nos secrétaires médicales fait preuve d’un grand professionnalisme au service des patients.

Nos secrétaires médicales sont là pour vous assister dans la rédaction des rapports médicaux, expertises ou protocoles opératoires. Il vous suffit de nous envoyer un fichier audio, ou vos notes par e-mail. Vos dictées seront retranscrites selon les consignes indiquées et renvoyées via email sécurisé (hin.ch).

Qu’il s’agisse d’une courte durée (1 jour, 1 semaine) ou d’une période plus durée (1 mois ou plus), nous proposons à nos clients des forfaits adaptés à leur différents besoins,
Pour activer ou désactiver votre ligne chez MEDES, il vous suffit de nous contacter par e-mail ou par téléphone. Une confirmation vous sera ensuite envoyée par courriel pour vous signaler la date de reprise et de fin selon les besoins évoqués.

Sous 24 heures après réception de votre accord et de vos consignes les services de MEDES peuvent être opérationnels.

Vous pouvez alors, quand vous le souhaitez, dévier votre ligne téléphonique sur MEDES en actionnant simplement les commandes ci-dessous sur le téléphone de votre cabinet :

• Déviation totale de vos lignes…*21#
• Déviation après 5 sonneries sans réponse…*61#
• Déviation en cas de ligne occupée…*67#

Afin d’être le plus performant possible dans la réponse à vos patients, toutes nos collaboratrices sont à même de répondre aux patients de l’ensemble de nos clients grâce à un système interne leur donnant l’ensemble des informations spécifiques de chaque médecin. Nous avons néanmoins une équipe d’assistantes dédiée au traitement des tâches demandées par les médecins.

Selon les collaboratrices, nous pouvons répondre en Français, anglais, espagnol portuguais et arabe.

Notre équipe d’assistantes dédiées à la gestion des tâches des médecins est habilitée à transmettre des informations tant aux patients qu’à des partenaires de nos clients médecins (confrères, hôpitaux, laboratoires, pharmacies.). Si les informations sont dites sensibles, elles peuvent être transmises via une adresse mail sécurisée HIN.

L’ensemble de vos informations sont contenus dans des serveurs sécurisés, exclusivement en suisse. Nos systèmes d’exploitation sont issus des plus récentes avancées technologiques. Les services internet que nous avons développés vous assurent une maîtrise permanente de vos horaires.

En terme de confidentialité toute notre équipe est tenue contractuellement  au respect du secret professionnel.

Nous suivons vos instructions à la lettre. Donc selon l’objet de l’appel, nous pouvons, si vous le souhaitez, le transmettre en temps réel sur un natel ou le numéro de votre choix.

Vous n’avez besoin d’aucun matériel spécifique pour bénéficier des services MEDES ; Il vous suffit d’activer la déviation de ligne et nous prenons en charge votre secrétariat :

• Déviation totale de vos lignes…*21#
• Déviation après 5 sonneries sans réponse…*61#
• Déviation en cas de ligne occupée…*67#

MEDES investit en permanence tant dans les solutions de téléphonie que de gestion d’agenda et d’infrastructures informatiques pour apporter à ses clients la meilleure expérience. Notre serveur téléphonique AVAYA bénéficie des meilleures avancées technologiques.

Oui, MEDES dispose de son propre mail crypté fourni par la société hin.ch. N’hésitez pas à nous le demander pour toutes les communications contentant des données sensibles ou données patients.